Успешните и добре проведени събития отнемат дълго време за да бъдат планирани ,организирани и проведени. Създаването на план и придържането към най важните елементи от него би трябвало да гарантира успех.

Да разгледаме някои основни момента в подготовката.
 изградете план (започнете от самото събитие и тръгнете назад към подготовката, така ще откриете основните точки на които трябва да обърнете внимание за да бъде успешно то.)
 разпределете времето си правилно (таблично) за да имате възможност да отделите достатъчно време на всеки един компонент свързан със събитието.
В един перфектен свят ще имаме информация за събитието от рано и ще можем да отделим 100 процента от времето си за организирането му, но в реалния живот далеч не е така.
Въпреки ще всяко едно събитие е различно, съществуват универсални методи които да Ви помогнат за крайния успех. (разгледани по долу).Те са свързани най вече с планирането му месеци преди началото на самото събитие.
 Тема
 дата
 бюджет (грубо)
 лист с покани
 изберете и резервирайте място на провеждане
 ако събитието се провежда навън имайте предвид лоши условия
 хотел
 изберете и поръчайте да бъдат направени лого,банери и др. Отличителни знаци
 подгответе материали
 решете каква техника ще ви е необходима и направете необходимите резервации
 изберете говорители (водещи)
 изберете вид забавление
 охрана (сигурност)
 осигурете си административни права
 реклама
 
Наближава
 
 подготвяне на поканите за изпращане
 финализиране на листа с гости
 избиране на меню и поръчване
 право на паркиране, принтиране на билети
 получаване на повече информация за участващите запознаване с тяхната биография.
 планиране- декорации, поръчване на храна , прибори и всичко необходимо свързано с хранене и забавление.
 започване на рекламна кампания
 изпращане на предварителни покани към част от гостите
 
Наближава
 
 финализиране на декорации
 транспорт (до хотел)
 наемане на персонал
 завършване на банери и др. Отличителни и специализирани за събитието знаци.
 принтиране на менюто и програмата на събитието
 проверяване на изправността на техниката
 продължаване с рекламната кампания.
 
Непосредствено преди събитието
 
 потвърждаване на присъствието от гостите, подготвяне на карти, билети за паркиране и участие
 финализиране на hand outs
 завършване на презентациите които ще бъдат включени
 проверяване на успеха на рекламната кампания
 последна проверка на дневния ред.
 подготвяне на речи
 последна проверка на присъстващите , адреси, нужди, място за паркиране, хотел и др.
 
Конкретната дата за провеждане
 
 уточнете датата с най важните присъстващи (VIP)
 проверете да не съвпада с Празници,други важни събития, почивни дни и др.
 преценете дали датата на събитието е в подходящия сезон (времеви условия)
При подготвянето на бюджета трябва да имаме предвид:
 
 материали (принтиране)
 среда ( цветя , декори , озвучения, др.)
 храна и напитки
 реклама
 разни (охрана персонал и др.)
 Постоянно следете бюджета с които разполагате
 
Изготвяне на събитиетест, основни точки на които трябва да обърнем внимание преди събитието:
Tема/ПодТеми/, Участници, Гости/Специални Гости/
 
Мислете за края на събитието.Закриване, нещо запомнящо се
 
В деня на събитието се поставете на мястото на някои от гостите и проверете дали всичко е наред от пристигане, престой до заминаване
Based on the Best Pratices At: Memorial University United Kingdom

 

 



 

Сертификат за качество